KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ciri-ciri dari organisasi adalah :

– Adanya komponen ( atasan dan bawahan)

– Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)

– Adanya tujuan

– Adanya sasaran

– Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

– Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Jadi organisasi dapat di artikan menjadi beberapa hal:

v  sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama

v  Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih

v  organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama

v  organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu

Dalam organisasi juga dapat ditemui hambatan. Hambatan – hambatan tersebut terdiri dari 3 bagian:

1.        Hambatan organisasi itu sendiri. Seringkali para pimpinan mengeluh tidak memiliki waktu yang cukup untuk berfikir juga terkadang komunikasi sekedar mengalir bak air terjun dari atas ke bawah tanpa mendengar suara gemericiknya di bawah. Ketidak beradaan tenaga professional termasuk yang menjadi hambatan.

2.      hambatan lingkungan. Sikap birokratis yang kaku ternyata menyebabkan terbuangnya waktu sehingga komunikasi dalam organisasi itu pun menjadi tidak efisien.

3.       hambatan personal. Para pemimpin organisasi cenderung ada yang mengimplementasikan falsafah, “Saya ikut kamu juga” mengikuti arus tidak berani menempatkan diri di depan dan ragu-ragu menyampaikan gagasan.

Unsur – unsur komunikasi

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber).
Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan).
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media).
Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima).
Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek).
Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh:
Komunikasi antara guru dengan muridnya.
Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan.Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung(tatap muka) atau tidak langsung(media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/diri/tema yang sesuai dengan umur si komunikan,juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan:
Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan(penerima) dari komunikator(sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effect.

Klasifikasi komunikasi

Menurut lawan Komunikasi

a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam :

1) Satu lawan banyak

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya. Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinan rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada sekelompok komunikan

2) Banyak lawan satu

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota

3) Banyak lawan banyak

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para PASPAMPRES.

b. Komunikasi pribadi

Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.

Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya. Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat

rahasia.

Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam

a. Komunikasi perseorangan

Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan, biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.

b. Komunikasi dalam kelompok

Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau dengan sekelompok orang lain. Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja  seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan alin sebagainya.

Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya.

Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalahmasalah yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).

Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses komunikasinya.

Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas. Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok.

Menurut Cara Penyampaiannya

a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua :

1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat, wawancara, seminar dll.

2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media, misalnya Televisi, telepon, radio, dll.

b. Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk  surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.

Menurut Maksud Komunikasi

Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Memberi perintah

Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan mengenai tugas tugas yang harus dijalankan

b. Memberi nasehat

Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib

c. Berpidato

Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh: pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar

d. Memberikan ceramah

Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan.

e. Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f. Perundingan

Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-pihak yang terkait.

g. Pertemuan

Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal

h. Wawancara

Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal antara pihak atasan dengan bawahan.

Menurut Kelangsungannya

Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu :

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya : tatap muka

b. Komunikasi tidak langsung

Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan media komunikasi

Menurut Perilaku

Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu :

a. Komunikasi formal

Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam stuktur organisasi.

Ciri-ciri komunikasi formal :

1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas.

2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara resmi.

3. Ada prosedur tertentu.

4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau masalah proses penyelenggaraan kerja.

5. Media yang sering digunakan adalah surat.

6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi

b. Komunikasi Informal

Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.

c. Komunikasi Non Formal

Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturan tertentu.

Cirri-ciri komunikasi non formal adalah :

1) Waktu dan tempat tidak menentu

2) Tidak ada prosedur yang mengikat

3) Tidak ada hierarki tertentu

4) Objek pembicaraannya tidak menentu

5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

Menurut Ruang Lingkup

Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

a. Komunikasi internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal

b. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial, sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb.

Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:

1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan dan bertujuan mendapatkan dukungan dari Masyarakat

2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

Menurut Arah Informasi

Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi ke atas

yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran.

b. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas

c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru

d. Komunikasi Diagonal

Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya, pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala bagian keuangan

e. Komunikasi satu arah

Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari

4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban, kekeluargaan dan demokratis

Kelemahan komunikasi dua arah:

1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien.

2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita (komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat

3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya

4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.

5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit diukur kebenarannya.

Menurut Jaringan Kerjanya

a. Jaringan kerja rantai

Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola komunikasi formal.

b. Jaringan kerja lingkaran

Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek

c. Jaringan kerja roda/bintang

Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja

d. Jaringan saluran total

Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin dengan para bawahannya. Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin. Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan.

Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah :

1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan computer hanya pemborosan saja ?

2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.

3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara :

a. Membeli computer

b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data

c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time sharing)

Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan  efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam seriap organisasi.